Polityka prywatności NieRuf GmbH

Wersja: październik 2025

1. Administrator danych

NieRuf GmbH
Zeppelinstrasse 11
74354 Besigheim
Telefon: +48 226 675 853
E-mail: biuro@nieruf.pl
Strona internetowa: www.nieruf.pl

Reprezentowana przez zarząd: David Niemes

2. Ogólne informacje dotyczące przetwarzania danych

Ochrona Państwa danych osobowych jest dla nas niezwykle ważna. Państwa dane osobowe są traktowane poufnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych oraz niniejszą polityką prywatności. Korzystanie z naszej strony internetowej jest możliwe zasadniczo bez podawania danych osobowych. Jeśli na naszej stronie gromadzone są dane osobowe (np. poprzez formularze kontaktowe, zapytania lub zamówienia), odbywa się to zawsze dobrowolnie.

3. Podstawy prawne przetwarzania danych

Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie na podstawie Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO), w szczególności:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy lub działania podjęte przed jej zawarciem,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes (np. efektywne przetwarzanie zapytań, usprawnienie naszych usług),
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda (np. newsletter, pliki cookies, narzędzia analityczne).

4. Pliki dziennika serwera (logi)

Dostawca tej strony automatycznie gromadzi i zapisuje informacje w tzw. plikach dziennika serwera, które przeglądarka przesyła automatycznie. Mogą one obejmować:

• typ i wersję przeglądarki,
• używany system operacyjny,
• adres URL strony odsyłającej (referrer),
• nazwę hosta komputera uzyskującego dostęp,
• czas żądania serwera.

Dane te nie są przypisywane do konkretnych osób. Nie dokonuje się łączenia tych danych z innymi źródłami. Przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes w zapewnieniu bezpieczeństwa działania strony internetowej).

5. Pliki cookies i zarządzanie zgodami

Nasza strona używa plików cookies w celu zapewnienia jej funkcjonalności i bezpieczeństwa. Szczegółowe informacje o rodzajach plików cookies, czasie ich przechowywania i celu znajdują się w naszym banerze cookie. Zgodę można w każdej chwili wycofać lub zmienić. Używanie plików cookies do celów analitycznych lub marketingowych odbywa się wyłącznie za Państwa zgodą zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

6. Formularz kontaktowy i kontakt e-mailowy

W przypadku kontaktu z nami za pośrednictwem formularza lub e-maila, dane przekazane przez Państwa, w tym dane kontaktowe, są przechowywane w celu przetworzenia zapytania oraz ewentualnych dalszych pytań. Dane te nie są przekazywane osobom trzecim bez Państwa zgody. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (komunikacja przed zawarciem umowy).

7. Zautomatyzowane przetwarzanie zamówień i zapytań (systemy AI)

W celu efektywnego przetwarzania zamówień i zapytań klientów wykorzystujemy systemy oparte na sztucznej inteligencji, w szczególności:

• Mistral OCR – do automatycznego przetwarzania plików PDF na tekst,
• OpenAI ChatGPT API – do analizy i ekstrakcji istotnych danych (np. numery artykułów, ilości, osoby kontaktowe, adresy dostawy).

Cel: uproszczenie i przyspieszenie przetwarzania zamówień i zapytań, przygotowanie ustrukturyzowanych danych dla naszego systemu ERP, ograniczenie błędów ręcznego wprowadzania danych.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (realizacja umowy lub działania przedumowne) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes w efektywnej obsłudze zamówień).

Przekazywanie danych: Przetwarzanie odbywa się wyłącznie przez zabezpieczone interfejsy. W przypadku korzystania z API OpenAI dane mogą być przekazywane do OpenAI LLC (USA) na podstawie standardowych klauzul umownych UE (art. 46 RODO). OpenAI nie wykorzystuje przekazanych danych do trenowania modeli. Mistral AI SAS (Francja) przetwarza dane wyłącznie w obrębie UE lub na serwerach zgodnych z RODO.

Minimalizacja danych: Dane osobowe (np. podpisy, numery telefonów) są automatycznie filtrowane przed przekazaniem, jeśli nie są niezbędne do przetwarzania.

Okres przechowywania: Wyniki OCR i analizy są przechowywane tymczasowo (maksymalnie 30 dni). Dane potrzebne do realizacji zamówienia są przechowywane zgodnie z przepisami prawa handlowego i podatkowego (6 lub 10 lat).

8. Przetwarzanie płatności

W celu realizacji płatności przekazujemy informacje o płatności odpowiednim dostawcom usług płatniczych (np. PayPal, Klarna, bankom). Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy).

9. Korzystanie z usług Google

Nasza strona może wykorzystywać usługi firmy Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia. Dotyczy to w szczególności:

• Google Analytics / Tag Manager (statystyki, analiza ruchu),
• Google Ads / Conversion Tracking (pomiar skuteczności reklam),
• Google reCAPTCHA (ochrona formularzy przed spamem),
• Google Maps / YouTube (wyświetlanie treści).

Dane osobowe (np. adres IP, informacje o urządzeniu, zachowanie użytkownika) mogą być przekazywane na serwery Google w USA. W przypadku przekazywania danych do państw trzecich odbywa się to na podstawie standardowych klauzul umownych UE (art. 46 RODO). Korzystanie z tych usług odbywa się wyłącznie na podstawie Państwa zgody zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO, którą można wyrazić lub wycofać za pomocą banera cookie. Więcej informacji: https://policies.google.com/privacy?hl=pl

10. Korzystanie z systemów wewnętrznych (ERP i komunikacja)

W celu przetwarzania zapytań, ofert, zamówień i faktur przetwarzamy dane osobowe w naszym wewnętrznym systemie ERP. System ten służy do centralnego zarządzania danymi klientów, dostawców i zamówień. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (realizacja umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes w efektywnej organizacji przedsiębiorstwa). Jeżeli zlecimy utrzymanie lub hosting zewnętrznym dostawcom IT, odbywa się to wyłącznie na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO. Dane nie są przekazywane do państw trzecich.

11. Korzystanie z oprogramowania sklepu „Shopware”

Nasz sklep internetowy działa na systemie Shopware firmy shopware AG, Ebbinghoff 10, 48624 Schöppingen, Niemcy. Shopware przetwarza dane osobowe w ramach obsługi zamówień, rejestracji klientów i korzystania z konta klienta, w szczególności:

• Imię i nazwisko, adres, dane kontaktowe,
• Dane logowania (konto klienta),
• Dane dotyczące zamówień, faktur i dostaw,
• Dane techniczne dotyczące korzystania (np. adres IP, znacznik czasu, identyfikator sesji).

Przetwarzanie odbywa się zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO (realizacja umowy kupna) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (interes w zapewnieniu bezpiecznego i prawidłowego działania sklepu). Dane są przetwarzane na serwerach w Unii Europejskiej. W przypadku korzystania z zewnętrznego hostingu przetwarzanie odbywa się na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO. Więcej informacji: https://www.shopware.com/pl/polityka-prywatnosci/

12. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa w celu ochrony Państwa danych przed nieuprawnionym dostępem, manipulacją, utratą lub zniszczeniem. Nasze środki bezpieczeństwa są regularnie kontrolowane i dostosowywane do aktualnego stanu techniki.

13. Prawa osób, których dane dotyczą

Przysługują Państwu następujące prawa:

• Prawo dostępu (art. 15 RODO)
• Prawo do sprostowania (art. 16 RODO)
• Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO)
• Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)
• Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO)
• Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO)

W celu skorzystania z tych praw prosimy o kontakt pod adresem e-mail: datenschutz@nieruf.de.

14. Prawo do wniesienia skargi

Przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego ds. ochrony danych. Właściwy organ: Krajowy Inspektor Ochrony Danych i Wolności Informacji Nadrenii Północnej-Westfalii (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, Niemcy. Strona internetowa: www.ldi.nrw.de

15. Zmiany niniejszej polityki prywatności

Zastrzegamy sobie prawo do aktualizacji niniejszej polityki prywatności w celu dostosowania jej do zmieniających się wymogów prawnych lub technicznych. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na stronie https://www.nieruf.pl/Polityka-prywatnosci.